EZY-HR โซลูชั่นบริหารงานบุคคลออนไลน์ - Login เข้าสู่ระบบ > Human Resource > Staff Details
2. เลือกพนักงานที่ต้องการทำการแก้ไข > คลิกที่ปุ่มสีส้ม
3. แก้ไขหรือเพิ่มเติมประวัติพนักงานตามต้องการจากนั้นกด Submit เพื่อทำการยืนยันการแก้ไขข้อมูล
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑
มาตรา ๑๑๕ ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย และให้นายจ้างเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดให้แก่ลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่ายเงินดังกล่าว
ในกรณีที่มีการยื่นคำร้องตามหมวด ๑๒ แห่งพระราชบัญญัตินี้ หรือมีข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายว่าด้วยแรงงานสัมพันธ์ หรือมีการฟ้องร้องคดีแรงงาน ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดไว้จนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพากษาถึงที่สุดเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว
ประวัติพนักงาน หรือทะเบียนลูกจ้างในทางกฎหมายแรงงานนั้น ฝ่ายบุคคลควรดำเนินการให้ถูกต้องตามระเบียบ ควรจัดการอย่างเป็นระบบอย่างครบถ้วนถูกต้อง
แต่ในทางสถิตินั้นข้อมูลประวัติพนักงานมีความสำคัญมาก โดยในระบบโปรแกรมเงิน EZY-HR นั้นได้สรุปข้อมูลแสดงในหน้า Dashboard ไว้แล้วฝ่ายบุคคลสามารถนำไปใช้ได้เลย
ยกตัวอย่างรายงานที่ได้
- แสดงจำนวนพนักงานทั้งหมด
- แสดงจำนวนพนักงานตามเพศ
- แสดงจำนวนพนักงานต่อแผนก
- แสดงจำนวนพนักงานตามอายุงาน
- แสดงจำนวนพนักงานตามอายุ
- แสดงจำนวนพนักงานตามระดับการศึกษา
เป็นต้น
ยกตัวอย่างการนำไปใช้วิเคราะห์
- จำนวนพนักงานชายมี 65% พนักงานหญิง 35% การพิจารณาด้านสวัสดิการ หรือการจัดโครงการสื่อสัมพันธ์ควรจัดให้ตรงกับกลุ่มเป้าหมายอย่างไร
- มีข้อมูลพนักงานอายุ 50 – 55 ปีขึ้นไปอยู่จำนวนหนึ่ง ซึ่ง HR ก็ควรเตรียมขั้นตอนการให้คำแนะนำแด่ผู้เข้าวัยเกษียณ และแจ้งข้อมูลที่ถึงฝ่ายบริหารล่วงหน้าเพื่อจัดเตรียมแผนจ่ายค่าชดเชย
- จำนวนพนักงานฝ่ายใดมีมากที่สุด ข้อมูลนี้ในฐานะ HR ควรทำสำรวจ (Monitor) ว่าเหมาะสมกับปริมาณงานหรือไม่ หรือโครงสร้างเหมาะสมหรือเปล่า หัวหน้างาน 1 คน ต้องดูแลพนักงานในทีมมากเกินไปหรือไม่ (Span of control) ต่างๆ เหล่านี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานทั้งสิ้น
- จำนวนคนสอดคล้องกับค่าใช้จ่ายค่าแรงหรือไม่ เมื่อนำเอาข้อมูล 2 ส่วนมาคำนวณ
- ใช้เป็น BIO Data ในการประกอบการทำสำรวจภายในองค์กร (Survey)
ปัจจุบันฐานข้อมูล (Database) มีความสำคัญมาก HR ลองศึกษาวิธีการจัดเก็บที่ถูกต้อง การประมวลผลเพื่อนำไปวิเคราะห์ หรือนำส่งรายงานต่อผู้บริหารอย่างทันท่วงที (Real time) การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปจึงเป็นตัวช่วย (Solutions) ที่ทำให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ ข้อมูลกราฟแสดงชัดเจนเรียกใช้ง่าย และรวดเร็วทันต่อการใช้งาน