วิธีทำลาออกพนักงาน

1. ไปที่ Human Resource > Staff Details

2. เลือกพนักงานที่ต้องการทำลาออก > กดปุ่ม View หลังชื่อพนักงาน

4. กดปุ่ม Resign

5. ระบุบประเภทการลาออก > ใส่เหตุผลการลาออก > ใส่วันที่แจ้งลาออก > ใส่วันสุดท้ายที่ได้รับเงินเดือน > ระบุงวดเงินเดือนงวดสุดท้ายที่จะได้รับ (อันนี้สำคัญมากต้องระบุให้ถูกต้อง หากระบุไม่ถูกต้องเงินเดือนที่เคยใส่มาทั้งหมดตั้งแต่เข้างานจนถึงปัจจุบันจะหายไป) > จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการทำรายการ

พนักงานจะลาออก HR ต้องเตรียมอะไรบ้าง
การลาออกของพนักงาน 1 คน ถ้าเป็นฝั่งพนักงานเองเพียงยื่นใบลาออก เตรียมตัวส่งมอบงานก็จบกระบวนการ แต่สำหรับ Payroll มีขั้นตอนเบื้องหลังเยอะแยะมากมาย มีอะไรบ้างมาดูกัน…

เมื่อมีการแจ้งลาออก

• สอบถามสาเหตุของการลาออกก่อนให้แบบฟอร์มใบลาออก การถามไถ่เพื่อทราบสาเหตุบางทีเราอาจสามารถช่วยแก้ปัญหาให้พนักงานไม่ลาออกได้
• ดำเนินการเอกสารให้มีการลงนามอย่างชัดเจน
• การทำ Exit Interview
• คำนวณสิทธิพักร้อน วิธีคำนวณ Prorate พักร้อน
• ต้นสังกัดจะขอคนทดแทนหรือไม่ เขียนใบขอคน (Manpower Request) หรือยัง
• การแจ้งเตือนหัวหน้างาน (Reminder) ให้ระวังเรื่องของข้อมูลภายในบริษัท

เดือนและวันสุดท้ายของการทำงาน

• กระบวนการออกเอกสารหนังสือรับรองต่างๆ เช่น หนังสือรับรองการทำงาน หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นต้น
• ประสานงานแจ้งต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยจัดส่งรายงานพนักงานพ้นสภาพในเดือนนั้น
• การ Backup ข้อมูลโดยแจ้งให้ IT ตรวจสอบ
• การถ่ายโอนงานลงในแบบฟอร์มการถ่ายโอนหัวหน้างานตรวจรับ (Handover Form)
• บันทึกสถานะพนักงานแจ้งลาออก
• การตรวจนับคืนทรัยพ์สิน แบบฟอร์มตรวจคืนทรัพย์สิน
• ติดตามบัตรพนักงานคืน

หลังจากพนักงานสิ้นสุดวันทำงาน

• การทำพนักงานลาออกในระบบฯ (ต้องคำนวณเงินเดือนเสร็จก่อนนะจ้ะ)
• แจ้งออกประกันสังคม
• แจ้งออกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• การคำนวณเงินค้างจ่ายที่ไม่ใช่เงินเดือน
• จัดเตรียมรายงาน 50 ทวิ ส่งให้พนักงานในสิ้นปี
• การจัดเก็บประวัติและเอกสารอื่นๆ ของพนักงาน

นี่เป็นขั้นตอนหรือตัวอย่างเพียงคร่าวๆ ที่หลังจากพนักงาน 1 คน ลาออกจากบริษัท HR ต้องทำอะไรบ้าง หากใช้คนทำแต่ละขั้นตอนอาจเสียเวลาและผิดพลาดสูง แต่ถ้ามีระบบฯ เข้ามาช่วยงานบางขั้นตอนก็เป็นเรื่องง่ายๆ เช่น

1. การออกหนังสือรับรองต่างๆ
2. การส่งรายงานพนักงานลาออกถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
3. ปรินท์แบบแจ้งการลาออกของผู้ประกันตน สปส.6-09 ออกจากระบบ
4. ปรินท์แบบแจ้งออกกองทุนฯ
5. รายงานคำนวณสิทธิ์พักร้อน
6. รายงานเงินค้างจ่ายที่ไม่ใช่เงินเดือน
7. รายงาน 50 ทวิ
8. การจัดเก็บประวัติพนักงานที่เป็นอีเล็กทรอนิคไฟล์

ทั้งหมดที่ทำได้ง่ายๆ เพียงปลายนิ้วคลิก เรื่องยากๆ ที่โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ทำได้ง่ายๆ สุดท้ายท้ายสุด อย่าลืมแสดงความยินดีกับพนักงาน เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันไว้ ไม่แน่ว่าในอนาคต อาจจะกลับมาร่วมงานกันใหม่หรืออาจจะช่วยแนะนำคนรู้จักมาสมัครงานกับบริษัทก็ได้