Category: ข้อมูลประวัติพนักงาน (Staff)

โดยปกติทั่วไปแล้ว หาก Process การทำเงินเดือนเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้วจะต้องทำการปิดงวดเงินเดือนทุกครั้งเพื่อป้องกันไม่ให้เงินเดือนที่ได้ทำจ่ายไป รวมถึงรายงานต่างๆที่ได้ทำการปริ้นท์ออกมา ณ เดือนนั้นๆเรียบร้อยแล้วมียอดที่ผิดเพี้ยนไปจากเดิม ไม่ว่าจะลดลงหรือเพิ่มขึ้นก็ตามในกรณีนี้ทางผู้ใช้งานจึงจำเป็นอย่างมากที่ต้องทำการปิดงวดเงินเดือน แต่ถ้าเกิดยังทำเงินเดือนไม่เสร็จแล้วเผลอไปกดโดนปุ่มปิดงวดเงินเดือน จะมีวิธีการแก้ไขอย่างไร วิธีการ Reopened งวดเงินเดือนที่ปิดไปมีขั้นตอนการทำดังนี้ค่ะ 1.ไปที่ Payroll > View Summary > เลือกปี > เลือกงวด 2. กดที่ Calculate Payroll > Reopen all

การ Print pay slip ให้แก่พนักงาน เป็นอีก 1 ความรับผิดชอบที่ทางเฮชอาร์หรือผู้ทำเงินเดือนต้องจัดการให้พนักงานในทุกๆเดือน ทางโปรแกรม Ezyhr จึงได้สร้างปุ่มGenerate Pay slip for all staff และ Print pay slip for all staff ขึ้น เพื่อช่วยผู้ใช้งานประหยัดเวลาในการสั่ง print payslip ให้แก่พนักงาน วิธีการสั่งปริ้นสามารถทำตามวิธีด้านล่างได้เลยค่ะ 1.ไปที่ Payroll > View Summary > เลือกปี > เลือกงวดเงินเดือน 2. กดที่ Monthly Report > เลือก Generate print Payslip for all staff

Q: เงินได้ เงินหักต่างๆที่ทำการใส่ข้อมูลผิดไปสามารถแก้ไขข้อมูลได้หรือไม่ แม้ว่าจะทำการคำนวณเงินเดือนไปแล้วยังสามารถแก้ไขจำนวนเงินได้หรือไม่ A: เงินได้ เงินหักที่ทำการ input ลงระบบไปแล้ว หากยังไม่ทำการปิดงวดเงินเดือนจะยังคงสามารถแก้ไขได้เรื่อยๆค่ะ เช่นเดียวกับการกดคำนวณเงินเดือน หากยังไม่ปิดงวดเงินเดือนก็จะสามารถแก้ไขรายการเงินได้เงินหักได้อยู่ค่ะ โดยวิธีการแก้ไขสามารถทำตามวิธีด้านล่างได้เลยค่ะ 1.ไปที่ Payroll > View Summary > เลือกปี > เลือกงวดเงินเดือนที่ต้องการแก้ไข 2.เลือกพนักงานที่ต้องการแก้ไข > กดเครื่องหมาย (+) หลังชื่อพนักงาน 3.เลือกประเภทการจ่ายที่ต้องการแก้ไข > กดแก้ไขหลังชื่อประเภทการจ่ายนั้นๆ 4.ใส่ Amount ใหม่ตามที่ต้องการ > กด Submit เพื่อยืนยันการทำรายการ

Q: พนักงานเข้าใหม่กลางเดือน และพนักงานลาออกระหว่างเดือนจะสามารถคำนวณเงินเดือนตามจริงได้หรือไม่ A: ในโปรแกรม Ezyhr จะมี Function ที่เรียกว่า Prorate ใช้ในการจัดการเรื่องการคำนวณเงินตามวันทำงานจริงของพนักงานที่เข้าใหม่กลางเดือนและลาออกระหว่างเดือน โดยจับจากวัน start date และ End date ของพนักงานค่ะ เมื่อระบบจับวันที่เริ่มงาน กับว่าลาออกได้ ตอนกด prorate ระบบจะคำนวณค่าจ้างให้ตามวันทำงานจริงค่ะ โดยวิธีทำสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเลยนะคะ Login เข้าสู่ระบบ > Payroll > View Summary > เลือกปี > เลือกงวดเงินเดือน 2. กด Calculate Payroll > เลือก Prorate 3. ระบุรอบการคำนวณเงินเดือนของทางบริษัท 4. ติ๊กถูกหลังชื่อพนักงานที่ต้องการทำ Prorate > กด Submit เพื่อยืนยันการทำรายการ

การเปลี่ยนรหัสผ่านในโปรแกรม Ezyhr ทางเฮชอาร์สามารถทำการเปลี่ยนรหัสผ่านให้แก่พนักงานเองก็ได้ หรือปล่อยให้พนักงานแก้ไขเองก็ได้ โดยไม่มีผลกระทบใดๆ ไม่ได้จำกัดว่าสามาถเปลี่ยนรหัสผ่านได้ไม่เกินกี่ครั้งต่อวัน กี่ตัวอักษร พนักงานสามารถเลือกสร้าง Password เองได้ เพียงแต่เรื่องที่ควรระวังในการสร้างรหัสผ่านคือพวกอักขระพิเศษ หรือเว้นวรรค ซึ่งหากตอนกรอกรหัสผ่านเข้าใช้งานไม่ถูกต้อทุกตัวอักษรจะไม่สามารถเข้าระบบได้ค่ะ จะต้องทำการแจ้ง Hr หรือ ทางซับพอร์ทให้ดำเนินการให้ login เข้าสู่ระบบ > กดที่รูปคนบนมุมขวามือ > User Manament 2. เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการแก้ไขรหัสผ่าน > กดไอคอนรูปกุญแจด้านหลังชื่อพนักงาน 3. ระบุรหัสผ่านใหม่ให้พนักงาน > จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเปลี่ยนรหัสผ่าน

เนื่องจากโปรแกรม Ezyhr มีการใช้งานคู่กับ Mobile application ทางแอดมินอาจจะไม่สะดวกที่จะสอนพนักงานใช้งาน Mobile Appliation ด้วยตัวเอง ทาง Ezyhr จึงได้มี Function ที่ใช้ในการ Download คู่มือการใช้งาน Feauture ต่างๆในระบบได้ โดยทางแอดมินไม่ต้องจัดทำขึ้นมาเอง หรือเสียเวลาไปสอนพนักงานทีละคน แอดมินสามารถทำงานได้ง่ายๆโดยการ Download และแนบไฟล์นี้ลงในประกาศเพื่อให้ทางผู้ใช้งานสามารถมองเห็นคู่มือได้พร้อมๆกันทั้งบริษัทค่ะ วิธีการ Download คู่มือการใช้ mobile application มีดังนี้ Login เข้าระบบ โดยใช้สิทธิ์ Admin หรือ Hradmin > เลือกที่ Help > เลือกคู่มือที่ต้องการ Download