Category: ข้อมูลประวัติพนักงาน (Staff)

Q: หากมีพนักงานที่ลาออกไปแล้วและกลับมาทำงานใหม่ สามารถดึงประวัติพนักงานเดิมของพนักงานกลับมาใช้ใหม่ได้หรือไม่ โดยไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลพนักงานใหม่ทั้งหมด A: สามารถทำ Rehire จากระบบได้ค่ะ ระบบจะนำข้อมูลพนักงานที่มีอยู่ขึ้นมาแสดงให้ โดยที่ไม่ต้องคีย์ประวัติพนักงานท่านนั้นๆใหม่อีกครั้งค่ะ สำหรับวิธีการ Rehire สามารถทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่างได้เลยค่ะ 1.ไปที่ Human Resource > View Staff Option > View Resigned Staff 2. เลือกพนักงานที่ต้องการทำการ Rehire ใหม่อีกครั้ง > กด Edit หลังชื่อพนักงานที่ต้องการ 3.เปลี่ยนรหัสพนักงาน > เปลี่ยนวันเริ่มงานใหม่ 4.เปลี่ยน staff status เป็น ‘ Yes’ > Update First Reportig Officer 5. เปลี่ยน Department > เปลี่ยน Costcenter > เปลี่ยน position […]

Q: อยากทราบว่าแอดมินสามารถทำเงินเดือนให้พนักงานพร้อมกันทั้งบริษัทได้ไหมคะ โดยที่ไม่ต้องเปิดระบบเข้ามาหยอดตัวเลขเองรายคน A: วิธีที่รวดเร็วและนิยมใช้กันมากที่สุดในการจัดการทำเงินเดือนคือการ import รายการได้ รายการหักต่างๆของพนักงานเข้าระบบค่ะ โดยผ่าน excel template ที่ทางระบบมีให้ วิธีการกรอกข้อมูลลงใน template สามารถดูได้ตามวิธีที่ให้ไว้ด้านล่างนี้ได้เลยค่ะ ประโยขน์ของการใช้ template ในการจัดการเงินเดือนพนักงานคือประหยัดเวลาในการทำเงินเดือน ง่ายต่อการตรวจเช็ค วิธีการอัพโหลดจึงเป็นวิธีที่นิยมมากมี่สุดสำหรับผู้ทำเงินเดือนค่ะ คอลั่มที่ 1 name: ให้ใส่คำที่ต้องการให้แสดงใน Pay slip ค่ะว่าอยากให้แสดงว่าอย่างไร เป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ ดังตัวอย่างที่เห็น คำที่ต้องการให้แสดงใน Pay slip คือ ‘Salary’  คอลั่มที่ 2 Payment_type: ประเภทการจ่าย จะต้องเป็นโค้ดที่มีอยู่ในระบบเท่านั้น สามารถตรวจสอบได้ที่เมนู payroll > View Pay Type และนำช่อง Name มาใส่Payment_type ที่จะเอามาใส่ในคอลั่มที่สองจะต้องเอามาจากคอลั่ม ‘Name’ ตามรูปค่ะ  คอลั่มที่ 3 Fullstaff_id: ให้นำรหัสพนักงานมาใส่ค่ะในคอลั่มนี้ ใส่เฉพาะพนักงานที่ Active อยู่ในเดือนนั้นๆเท่านั้นนะคะคอลั่มที่ […]

Q: ในกรณีที่พึงเริ่มใช้งานโปรแกรม พอจะแนะนำให้ได้หรือไม่คะว่าต้องเริ่มต้นใช้งานอย่างไร เริ่มจาก module ใดก่อนหลัง A: Flow การทำงานของโปรแกรม Ezyhr จะคล้ายๆกับ Flow การทำงานในระบบ hr ทั่วไปค่ะ อาจจะมีแตกต่างกันบ้างบางขั้นตอน ซึ่งสามารถทำความเข้าใจ Flow การทำงานของระบบ Ezyhr ได้ดังต่อปนี้ค่ะ ขั้นตอนการทำงานผ่านระบบ Ezyhr 1.เมื่อมีพนักงานเข้าใหม่สิ่งที่ Admin จะต้องทำคือ > Add new staff > add user > assign shift ให้กับพนักงาน > จัดการใบลาใบโอทีต่าง > จากนั้นดึงนิ้วมือเข้าระบบและคำนวณทาม 2. หลังจากคำนวณทามเสร็จเรียบร้อยแล้ว > จัดการใส่รายการได้รายการหักให้แก่พนักงาน > คำนวณเงินเดือน > ออก Payroll report เพื่อส่งให้นาย Approve > สุดท้ายคือ […]

Q: หัวหน้างานสามารถ Approve ใบลา ใบโอทีให้แก่พนักงานที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนเองได้เช่นไร และสามารถทำผ่านหน้า website ได้หรือไม่ A: วิธีการอนุมัติใบลา ใบโอทีต่างๆสามารถดูได้ตามขั้นตอนที่ให้ด้านล่างได้เลยค่ะ ส่วนเรื่องวิธีการ approve หัวหน้างานสามารถ approve ผ่านมือถือก็ได้ หรือผ่าน mobile ก็ได้เช่นเดียวกันค่ะ 1. Login เข้าระบบด้วยสิทธิ์ของผู้อนุมัติ > Overtime > My OT Request 2. ไปที่ View options > View my subordinate 3. กดปุ่ม View หลังชื่อพนักงานที่ต้องการ Approve 4. เลือก Approve, Reject ใบขอทำงานล่วงเวลานั้นๆ

Q: หัวหน้างานสามารถ Approve ใบลาผ่านมือถือได้อย่างเดียวหรือว่าสามารถทำผ่านหน้าเวปได้เช่นกัน A: สามารถทำได้ทั้งผ่านหน้า web และ mobile application ค่ะ สำหรับวิธีการ approve ผ่าหน้า web สามารถทำตามขั้นตอนที่ให้มาด้านล่างได้เลยค่ะ Login เข้าระบบด้วยสิทธิ์ของผู้อนุมัติ > Eleave 2. ไปที่ View options > View my subordinate 3. กดปุ่ม View หลังชื่อพนักงานที่ต้องการ Approve 4. เลือก Approve, Reject หรือดูเอกสารแนบในใบลานั้นๆ

Q: หากต้องการทราบวันทำงานของพนักงานโดยสรุป ว่ามีขาด ลา มาสาย กี่วันในแต่ละเดือนสามารถดูรีพอร์ทใดได้บ้าง A: สามารถดูข้อมูลดังกล่าวได้จากรายงาน Summary Attendance ค่ะ ในรีพอร์ทนี้จะให้ข้อมูลวันทำงานของพนักงาน จำนวนวันลา ลาประเภทใดกี่วัน สายกี่นาที กลับก่อนกี่นาที และสามารถดึงรีพอร์ทออกมาเป็น excel ได้ด้วยค่ะ เพื่อให้ง่ายต่อการนำข้อมูลไปใช้ต่อ วิธีการเรียกรีพอร์ทสามารถดูได้จากด้านล่างค่ะ เมนู Time Attendance > Timesheet Summary > Reports > Summary Attendance Report 2. เลือกแผนก และวันที่ต้องการ Report 3. Submit ข้อมูลจะแสดงในรูปแบบของ Excel

Q: Permission การเข้าถึงระบบของพนักงานสามารถปรับแก้ไขได้หรือไม่ ในกรรีที่ก่อนหน้าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงบาง featureได้ แต่ภายหลังเขาสามารถเข้าถึงได้ ในกรรีนี้เราจะสามารถแก้ไข user permission ได้หรือไม่ A: User permission สามารถปรับแก้ไขได้ตามสถานะการณ์ค่ะ ไม่จำเป็นต้องสร้าง user ขึ้นมาใหม่โดยให้ permisson ที่ต่างกัน พนักงานเองจะได้ไม่สับสนตอน login ใช้งานด้วยค่ะ สำหรับวิธีการแก้ไขสามารถทำตามตัวอย่างที่ให้ด้านล่างได้เลยค่ะ 1.Login เข้าระบบ > ไปที่รูปคนมุมขวามือ > User Management 2. เลือก User ที่ต้องการแก้ไข > กดปุ่มแก้ไขหลังชื่อพนักงาน 3. เลือกกรุ๊ปหรือสิทธิ์การใช้งานที่ต้องการ > จากนั้นกด submit เพื่อยืนยันการทำรายการ หมายเหตุ: คำอธิบายของ User permission ของตัวที่ใช้เป็น Standard

Q: จำนวนวันลาพนักงานที่เอาเข้าไปเป็นยอดตั้งต้นในระบบสามารถแก้ไขภายหลังได้หรือไม่ หากตอนกรอกข้อมูลครั้งแรกใส่ผิดจะสามารถแก้ไขได้หรือไม่ A: ประเภทวันลาเกือบทุกประภทเมื่อนำเข้าระบบไปแล้ว สามารถปรับแก้ยอดตั้งต้นได้ใหม่ค่ะ แต่จะมีประเภทการลาบางรายการเท่านั้นที่ไม่สามารถปรับแก้ยอดตั้งต้นได้ อาทิ Compensate ประเภทการลานี้จะต้องทำการเก็บและตัดออกผ่านระบบเท่านั้นไม่สามารถคียืจำนวนวันลาตรงๆเข้าระบบได้ สำหรับวิธีการแก้ไขวันจำนวนวันลาตั้งต้นนั้นสามารถทำได้ตามวิธีด้านล่างเลยค่ะ เข้าเมนู Eleave > Leave Summary > Serach : > คลิกแว่นขยาย 2. คลิก Edit Given ในประเภทที่ต้องการแก้ไข 3. ระบุจำนวนวัน และกดบันทึก

Q: Import ot to payslip ทำอย่างไร และสามารถกดปุ่มนี้ได้ตลอดหรือไม่คะ A: Import ot to payslip มีความหมายตามชื่อเลยค่ะ คือการ import ยอดเงินโอทีที่ระบบคำนวณออกมาให้ ส่งข้อมูลไปรอที่หน้าคำนวณเงินเดือน ปุ่มนี้จะกดได้เพียง 1 ครั้งเท่านั้นค่ะ เพราะฉะนั้นก่อนที่จะทำการส่งค่าไปที่ payroll จำเป็นต้องเช็คความถูกต้องให้เรียบร้อยเสียก่อน ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถกลับมาแก้ไขได้อีก ต้องส่งเรื่องเข้ามาแจ้งให้ซับพอร์ทเป้นผู้ดำเนินการให้ค่ะ สำหรับวิธีการ import ot to payslip สามารถทำตามวิธีที่ให้ด้านล่างได้เลยค่ะ 1.ไปที่ Overtime > OT Summary > Import to payslip 2. ระบุรอบการคำนวณโอที > เลือกประเภทพนักงานที่ต้องการ > กด submit เพื่อยืนยันกันการทำรายการ 3.เลือกประเภทการจ่าย > ระบุรอบที่ต้องการจ่าย > กด Submit เพื่อยืนยันการทำรายการ

เข้าเมนู Payroll > Pay Controls > Upload Pay Control 2. เลือก Download Excel Template 3. คีย์ข้อมูลลงใน Excel บันทึกไฟล์เป็นสกุล 97-2003 4. Choose File > Preview